Anglický podnikateľ Mark Dixon si raz na pracovnej ceste v Bruseli všimol, že mnohí obchodníci sú pre nedostatok kvalitných priestorov odkázaní na prácu v hoteli. Uvedomil si, že musí existovať možnosť, ako nielen obchodným cestujúcim poskytnúť lepšie podmienky na podnikanie. Chcel, aby si mohli prenajímať priestory prostredníctvom outsourcingu u iných poskytovateľov služieb.
Našiel dieru na trhu a v roku 1989 založil firmu s jedným obchodným centrom v Bruseli. To sa stretlo s takým ohlasom klientov, že onedlho rozšíril sieť virtuálnych kancelárií do celého sveta. Dnes je Regus celosvetová jednotka. Okrem najväčších svetových firiem ako Google, IBM, Accenture či Nokia ich využívajú aj tisícky malých a stredných podnikov.
Virtuálne stoličky
Že je kancelária virtuálna, neznamená, že fyzicky neexistuje. Obchodná adresa na lukratívnom mieste, konferenčné priestory, vybavovanie telefonátov, kompletnej poštovej, faxovej aj e-mailovej korešpondencie. Reprezentatívne zasadačky a konferenčné priestory kedykoľvek k dispozícii pri obchodnom rokovaní. To všetko je reálna súčasť podnikania, ak kancelárske služby zabezpečuje out- sourcingová firma. Bonus pre nájomcov je aj ušetrený čas. Namiesto toho, aby sa firma zaoberala každodenným chodom kancelárie, môže sa sústrediť na svoj hlavný biznis prinášajúci zisk. Navyše s profesionálnym imidžom.
Pred niekoľkými rokmi to bola na Slovensku takmer neznáma služba. Teraz sa počet užívateľov takýchto kancelárií stále rozrastá. A s nimi aj ich poskytovatelia. Napríklad spoločnosť Office House, ktorá v roku 2002 začínala s dvoma biznis centrami v Prahe, má teraz v ôsmich mestách v Českej republike a na Slovensku spolu 16 centier. „Hoci je dopyt v týchto krajinách čoraz vyšší, v porovnaní so svetom sme stále dosť pozadu,“ tvrdí majiteľ Adam Zvada.
Rastúci dopyt firiem po flexibilných priestoroch a dieru na slovenskom trhu využil i najväčší svetový hráč v tejto oblasti Regus. Dopyt na Slovensku stúpa podľa jeho stredoeurópskeho šéfa Garryho Gürtlera ročne zhruba o 60 percent. Medzinárodné aj domáce spoločnosti vnímajú podľa neho Slovensko ako krajinu s potenciálom na rast svojho biznisu. Na tunajší trh prišiel Regus pred ôsmimi rokmi. No pôvodné priestory boli už pre klientov tesné, preto sa vlani spoločnosť presunula do biznis centra na bratislavskej Karadžičovej ulici a dvojnásobne zväčšila ich výmeru. Teraz je k dispozícii vyše 150 kancelárií, tri konferenčné miestnosti. Celkovo firma prenajíma takmer dvetisíc štvorcových metrov.
Kedy za menej
Cena virtuálnej kancelárie tvorí, podľa ľudí z tohto biznisu, zhruba jednu dvadsatinu ceny klasickej kamennej. Náklady spojené s prenájmom a vybavením kancelárií pracovníkmi a zariadením predstavujú spravidla druhú najväčšiu položku vo firemnom rozpočte. Získanie takejto adresy preto nemusí byť iba vec imidžu. Prenesenie kancelárskej záťaže na iného poskytovateľa môže ušetriť čas a peniaze. Samozrejme, nie pre všetky firmy je toto riešenie vhodné. Siahajú po ňom hlavne tie, ktoré potrebujú zasadačku či miestnosť na videokonferencie len niekoľko hodín do mesiaca a vybavovanie občasnej pošty vlastnou sekretárkou by bol pre nich zbytočný luxus. Platí sa za to, čo firma skutočne využije.
Za klasický prenájom na dobrej adrese v Bratislave firmy platia od dvanásť eur za štvorcový meter na mesiac. S energiami a ostatnými servisnými poplatkami sa cena môže vyšplhať aj na pätnásť eur. K tomu treba pripočítať výdavky na zariadenie kancelárie nábytkom, vybavenie potrebnou technikou a sekretariát.
Ani ceny virtuálnych kancelárií nie sú z kategórie najnižších. Treba si dobre spočítať, čo kto potrebuje a koľko je za to ochotný zaplatiť. Najpočetnejšími klientmi sú malí a strední podnikatelia. „Štyri pätiny našich klientov sú úplne malé firmy, často ide o jednotlivcov, ktorým zároveň spravujeme účtovníctvo, dane alebo zabezpečujeme kontakt s úradmi,“ vypočítava Daniela Nes- torová, konateľka firmy Damal. Tá sa venuje hlavne spracovaniu účtovníctva a ekonomickému poradenstvu. Poskytovať služby súvisiace s virtuálnou kanceláriou začali zhruba pred trištvrte rokom a záujmom sú sami prekvapení. Teraz majú niekoľko desiatok klientov. Od začiatku roka narástol ich počet zhruba o tretinu.
D. Nestorová argumentuje cenou. Zriadenie sídla a doručovanie pošty u nich stojí 66 eur na mesiac. „Toľko sa v klasických priestoroch platí len za energie,“ tvrdí. Záujem je najmä o príjem pošty a potom o základný balík služieb v prepočte za 133 eur, v ktorom je aj prenájom zasadačky na sedem hodín mesačne. A. Zvada hovorí, že s firmami podpisujú ročné zmluvy na tisíc až 1 660 eur, podľa rozsahu služieb. Zlomok toho, čo si vypýtajú klasickí prenajímatelia administratívnych priestorov. Za jednu miestnosť s výmerou 50 štvorcových metrov sa v Bratislave bežne platí vyše 6 600 eur ročne.
Kvalitné adresy
Najčastejšími záujemcami o virtuálne kancelárie sú zahraničné právnické a fyzické osoby, ktoré tu potrebujú len adresu na prijímanie pošty, kontakt s verejnosťou, telefónne a faxové číslo. Potom sú to advokáti, ktorí si potrpia na sídlo s dobrou adresou. Nielen v hlavnom meste, ale i v stredne veľkých regionálnych centrách. Stáva sa tiež, že firma z inej časti Slovenska nechce byť pri pracovnom stretnutí s klientom v Bratislave odkázaná na kaviareň.
Medzi klientmi sa nájdu i takí, ktorí prichádzajú otestovať nový trh, potrebujú sa rýchlo etablovať, nepoznajú legislatívu a ich podnikanie nevyžaduje vlastné administratívne priestory. No častými záujemcami sú aj rôzne domáce jednoosobové minifirmy, ktoré chcú mať kontaktnú adresu na prestížnom mieste.
Podľa G. Gürtlera poskytujú virtuálne kancelárie v biznis centrách viac možností pre miestne firmy, ktoré hľadajú flexibilné priestory a nechcú sa zaviazať na dlhodobé nájmy. Podľa neho to je užitočné najmä pre začínajúce spoločnosti. Väčšina z nich začína s minimálnym základným štandardom, neskôr vyžadujú skutočnú kanceláriu päť dní do mesiaca.
Zo skúseností Office House vyplýva, že zhruba pätina firiem sa po jeden- až dvojročnom rozbehu rozhodne prenajať si vlastné priestory. „No existujú aj klienti, ktorí majú u nás sídlo dlhodobo päť až šesť rokov,“ tvrdí Alena Beňová, manažérka slovenskej prevádzky spoločnosti.
Aj keď na Slovensku to vyzerá, že klientmi obchodníkov s virtuálnymi priestormi sú práve takéto malé či začínajúce firmy, vo svete ich používajú aj veľké medzinárodné firmy. Tlačia ich do toho hlavne rastúce ceny klasických prenájmov vo veľkých svetových centrách.
