4 kroky k lepšiemu pracovnému prostrediu

Ak patríte medzi firmy, ktoré v tomto smere zaostávajú za súčasným trendom, nie je dôvod zobrať búracie kladivo a všetko hneď zničiť. Pracovisko nemusíte meniť pre samotnú potrebu zmeny alebo preto, že to robia iní. Zmeňte ho preto, že chcete dať svojmu podnikaniu nový smer, urobiť krok k lepšiemu, pritiahnuť a udržať si talenty a lepšie slúžiť zákazníkom.

Realitní manažéri firiem po celom svete v dvoch samostatných prieskumoch (jeden globálny a druhý americký) potvrdili, že výsledkom zmien v pracovnom prostredí je lepšia spolupráca, vyššia produktivita a výraznejšia podnikateľská agilita.

Ak vás tieto faktory presvedčili, že je čas vytvoriť kancelárie 21. storočia, kde začať? Skôr ako sa začnete zamýšľať nad zmenou kobercov alebo tapiet je potrebné zmeniť samotné vnímanie.

Nové pracovné prostredie Zdroj: CBRE

Keď hovoríme o navrhovaní celkového konceptu pracovného priestoru, máme na mysli oveľa viac ako len priestor. Zameriavame sa pritom na všetky atribúty, ktoré majú dosah na prácu: kde, kedy a ako sa ľudia sústreďujú, ako rozvíjajú vzťahy, budujú siete a ako im prostredie, v ktorom pracujú, pomáha vytvárať rovnováhu medzi osobným a profesionálnym životom.

Priznajme si, že v práci trávime väčšinu života. A práve preto by naše pracovisko nemalo byť miestom, ktoré nenávidíme a ktoré znižuje našu produktivitu. Naopak. Malo by byť miestom, ktoré spája náš osobný a profesijný život a zlepšuje našu pohodu a dobrý pocit.

A ako taký priestor vytvoriť? Tu sú štyri kroky k jeho dosiahnutiu:

1. Dokonalá znalosť potrieb užívateľov priestoru

Základom pri tvorbe optimálneho pracovného prostredia je pochopenie tých, ktorí v tomto prostredí budú pracovať. Dôležité je pochopiť najmä tzv. mileniánov (generácia Y), ktorí sú momentálne najväčšou skupinou na pracovnom trhu. Ide o ľudí narodených niekedy medzi rokmi 1980 – 1992. Štúdia spoločnosti CBRE z roku 2014 ukázala, že pre mileniánov sú charakteristické tieto preferencie: rôznorodosť, možnosť voľby, prístup a transparentnosť.

Minulý rok CBRE skúmala vzorku 7 000 svojich zamestnancov na celom svete, aby lepšie pochopila životné a pracovné preferencie súčasnosti. Výsledky ukázali, že preferencie rôznych generácií sa líšia len minimálne.

Zistilo sa, že kompenzácie, etika v biznise, politika ľudských zdrojov, možnosti vzdelávania sa a firemná kultúra sú najdôležitejšími premennými v súvislosti s výberom zamestnávateľa naprieč všetkými generáciami.

Jediný rozdiel bol zaznamenaný u respondentov s malými deťmi: veľmi vysoko zaradili politiku flexibility práce. Keď sa firma snaží získať a udržať si skutočne kvalitných ľudí, urobí dobre, ak zváži ako pomôcť tým, ktorí kladú dôraz na rovnováhu medzi profesijným a súkromným životom.

Nové pracovné prostredie Zdroj: CBRE

2. Vnímanie pracovného priestoru ako centra spolupráce

Pracovné prostredie musí spĺňať predovšetkým základné parametre funkčnosti pre ľudí, ktorí v ňom pracujú. Je to ešte dôležitejšie ako ktorékoľvek firemné benefity. Mnohé firmy skočili rovnými nohami do priestorov, ktoré poznáme ako open space s cieľom posilniť komunikáciu, ale zlyhali v zabezpečení potreby ľudí sústrediť sa.

Výsledkom je potom pracovné prostredie, ktoré nespĺňa požiadavku na dobrú spoluprácu a ani nepomáha zamestnancom byť produktívnymi.

Skvelé pracovné prostredie kladie dôraz na hierarchiu potrieb ľudí, ktorým slúži. Prvky, ktoré by malo obsahovať sú nevyhnutné. Zahŕňajú: prístup do širokej palety priestorov, ktoré sú určené na rôzne typy práce, zosieťované informačné technológie, ktorú sú funkčné, intuitívne, nápomocné práci, podporu komfortu zamestnancov a jednoduchú možnosť nájsť akékoľvek informácie a prístup k ľuďom, ktorých potrebujete.

Predchádzajúce roky boli charakteristické najskôr množstvom uzatvorených kancelárií, neskôr ich nahradili open space priestory. Dnes je trend iný. Zamestnanci by na pracovisku mali nájsť uzatvorené i otvorené priestory. Každý by mal mať prístup k priestoru vhodnému na lepšiu spoluprácu a efektívnejšiu výmenu informácií, ale aj k priestoru, v ktorom môže pracovať v tichosti a vo väčšom súkromí.

Dôležité sú aj relaxačné priestory. Posledný prieskum CBRE ukázal, že 8 z 10 zamestnancov považuje oddychové zóny v kanceláriách za rozhodujúci faktor pri nábore nových ľudí a ich následnom udržaní v budúcich 10 rokoch.

Nové pracovné prostredie Zdroj: CBRE

3. Stretávanie sa s ľuďmi je základnou potrebou

S vývojom technológií rastie aj naša schopnosť pracovať odkiaľkoľvek. Mnoho organizácií sa stotožnilo s myšlienkou, že kancelária je len jedným z miest, odkiaľ sa dá efektívne pracovať.

Programy efektívnej flexibility dávajú zamestnancom vyššiu kontrolu ich času a signál, že im zamestnávateľ dôveruje a že verí v ich správne rozhodnutia. Tento spôsob práce umožňuje zamestnávateľom redukciu nevyužívaného kancelárskeho priestoru. Namiesto toho, aby priestor navrhovali pre maximálny počet zamestnancov, navrhujú ho pre priemerný počet ľudí vo firme.

Neznamená to však, že je potrebné počítať len s pár ľuďmi v office. Podľa prieskumu Harvard Business Review až 95 percent ľudí považuje osobný kontakt za kľúčový pri budovaní dlhotrvajúcich vzťahov a len 20 percent je presvedčených, že je to možné dosiahnuť aj cez virtuálne spojenie. Spájanie ľudí je ľahšie upevniť a udržať osobným kontaktom. Kancelária to vie urýchliť.

4. Dizajn pre potešenie

Úspešné firmy už pochopili, že ich pracovné prostredie je investíciou a príležitosťou odlíšiť sa. Chcú byť vpredu, ďaleko pred očakávaním a ukázať svoje pracovisko ako konkurenčnú výhodu.

Novodobé pracovisko môže prepojením s firemnou kultúrou spoločnosti a značkou predstihnúť očakávania zamestnancov v naplnení ich základných potrieb pri práci. Dizajn by mal odrážať všetko, čo si firma cení.

Jej služby a firemná politika by mali pomôcť vytvoriť prostredie, ktoré sa stane katalyzátorom takej firemnej kultúry akú chcú v zamestnaní presadzovať. Pomôžu tým vytvoriť pocit hrdosti zamestnancov na vlastnú firmu a jej pracovisko.